Article bien peu à propos en cette soirée estivale où un benchmark des meilleurs spots de
pique-nique parisiens serait davantage de circonstance, il s’agit aujourd’hui
de travail. Car quelques soient les températures extérieures -qui ces derniers
temps flirtent avec mon référentiel togolais-, il faut bien jouer son ballet
quotidien dans les transports en commun, se faire avaler par la Tour tous les
matins, jusqu'à ce qu'elle nous recrache dix heures plus tard, le cerveau
ramolli et les yeux douloureux, mais même pas en sueur grâce à la magie de
l'air inconditionnellement surconditionné.
Bref, je viens parler boulot, emploi, labeur, gagne-pain, taf. Travail, quoi.
Bref, je viens parler boulot, emploi, labeur, gagne-pain, taf. Travail, quoi.
Comme le sujet est vaste (sic), l'analyse sera restreinte à un domaine
bien particulier et tout-à-fait stratégique : la gestion du cc.
Le cc, quésaco ? Qui tu mets en copie de tes emails, pardi (et l’ordre dans lesquels tu les mets, soyons précis !). A savoir ceux qui ne sont pas destinataires –les « pour action »-, mais qui doivent avoir connaissance de l’échange –les « pour info ».
Et comme le sujet reste vaste, j'ajouterai un critère géographique : le bac à requins. Allez, au hasard, ma boîte. Cet aquarium gigantesque qu'est la Tour, rempli de squales aux dents aiguisées, bien décidés à être le dernier s’il ne devait en rester qu’un.
Dans ma vie d'avant, quand je me faisais exploiter dans le monde merveilleux des ONG, que les KPI de mon programme (key performance indicators, m'sieurs-dames, les critères d'évaluation d'un projet) relevaient du nombre de ménages impactés plutôt que du nombre de MUSD de profit ; avant, donc, j'envoyais un email à la personne à qui je souhaitais l'adresser. J'avais vaguement conscience qu'informer untel que j'écrivais ceci à tel autre pouvait s'avérer un peu délicat. Mais globalement, pour transmettre ou demander une information à x, j'écrivais à x. Et si x ne me répondait pas, j'écrivais a x pour lui demander s'il avait reçu mon mail (traduction : réponds STP). Et s'il ne me répondait toujours pas, j'écrivais à y que j'avais contacté x, mais que sans nouvelles à ce jour, je me permettais de me tourner vers lui. Bref, j'étais assez pragmatique.
Désormais, ma vie a changé.
D'abord, les emails one-to-one sont rares, en dehors de ceux adressés à son supérieur hiérarchique immédiat. Les relations bilatérales, y’a pas qu’en amour ou pendant la guerre froide que c'est compliqué. L'email peut être transféré, suivre sa vie d'email et s'émanciper totalement de son rédacteur, et tout cela finit parfois très mal. Donc on évite le bilatéral, il faut un témoin des échanges.
Par conséquent, la grande majorité des emails contient des cc. La plupart du temps, au moins son n+1.
Mais là encore, il n’y a rien d’évident. Il arrive d’être sollicité par d’autres sur des ‘petites tâches de 5 minutes’ qui mobilisent finalement deux heures. Au moment de l’envoi, la tentation est grande de mettre son n+1 en cc, pour info, avec le message subliminal suivant : « Je n’ai pas enfilé des perles tout l’après-midi mais j’ai planché sur ça, sur ordre d’untel ». Or, voilà un écueil dans lequel on tombe facilement dans la gestion du cc : l’email qui signifie « Regarde, je bosse ! », ce qui est un brin immature et remplit inutilement la boite de réception de son supérieur hiérarchique.
Plus grave encore que le spammage intempestif –déjà ô combien problématique-, il est une règle suprême à laquelle il ne faut déroger sous aucun prétexte : on ne bypasse pas. Bypasser, anglicisme de bypass, traduction : contourner. Bypasser quelqu'un, c'est s'adresser à quelqu'un de plus haut dans la hiérarchie que lui alors qu’il est directement concerné. Le bypassage peut être motivé par différentes raisons : se faire bien voir par quelqu'un de haut placé, gagner du temps en s'épargnant d'écrire à quelqu'un dont on sait qu'il ne répondra pas, éviter quelqu’un dont on sait qu’il s’appropriera notre travail, etc... Cela peut donc avoir un certain nombre d'avantages, pour autant la pratique est absolument proscrite.
Il faut lui préférer la pratique dite du "rebondi". Cas concret : en ce moment, j'essaie d'obtenir un fichier de mes interlocuteurs en Afrique et Asie. Nous avions anticipé un manque de réactivité et ma hiérarchie avait écrit à la leur, avec moi en cc, pour les informer que son équipe allait les leur. J'ai rebondi sur le mail de ma hiérarchie pour demander le fichier une première fois, avec ma hiérarchie en copie (« Regarde, je bosse ! »), mais pas la leur. Avec un coquet score de 2,5% de réponse, j'ai rebondi sur mon email et fait une première relance sans personne en cc. Puis ai rebondi sur mon rebondi avec le n+1 de mon interlocuteur en cc, en remettant ma hiérarchie dans la boucle comme je commençais à m'adresser à des gens plus haut placés que moi. Puis une relance avec les mêmes. Puis un nouveau rebondi avec les n+2, etc. etc. J'ai littéralement un tableau de suivi Excel dans lequel je note les dates de relances et les personnes en cc.
Dans tous les cas, j'ai assimilé le fait que j’évite de relancer mes interlocuteurs en m’adressant à des personnes plus hautes que moi. Je destine systématiquement mes emails à mes interlocuteurs, et après une ou deux relances, je mets la hiérarchie en cc « pour info ». Libre à elle de réagir ou non pour activer ses équipes.
Le cc, quésaco ? Qui tu mets en copie de tes emails, pardi (et l’ordre dans lesquels tu les mets, soyons précis !). A savoir ceux qui ne sont pas destinataires –les « pour action »-, mais qui doivent avoir connaissance de l’échange –les « pour info ».
Et comme le sujet reste vaste, j'ajouterai un critère géographique : le bac à requins. Allez, au hasard, ma boîte. Cet aquarium gigantesque qu'est la Tour, rempli de squales aux dents aiguisées, bien décidés à être le dernier s’il ne devait en rester qu’un.
Dans ma vie d'avant, quand je me faisais exploiter dans le monde merveilleux des ONG, que les KPI de mon programme (key performance indicators, m'sieurs-dames, les critères d'évaluation d'un projet) relevaient du nombre de ménages impactés plutôt que du nombre de MUSD de profit ; avant, donc, j'envoyais un email à la personne à qui je souhaitais l'adresser. J'avais vaguement conscience qu'informer untel que j'écrivais ceci à tel autre pouvait s'avérer un peu délicat. Mais globalement, pour transmettre ou demander une information à x, j'écrivais à x. Et si x ne me répondait pas, j'écrivais a x pour lui demander s'il avait reçu mon mail (traduction : réponds STP). Et s'il ne me répondait toujours pas, j'écrivais à y que j'avais contacté x, mais que sans nouvelles à ce jour, je me permettais de me tourner vers lui. Bref, j'étais assez pragmatique.
Désormais, ma vie a changé.
D'abord, les emails one-to-one sont rares, en dehors de ceux adressés à son supérieur hiérarchique immédiat. Les relations bilatérales, y’a pas qu’en amour ou pendant la guerre froide que c'est compliqué. L'email peut être transféré, suivre sa vie d'email et s'émanciper totalement de son rédacteur, et tout cela finit parfois très mal. Donc on évite le bilatéral, il faut un témoin des échanges.
Par conséquent, la grande majorité des emails contient des cc. La plupart du temps, au moins son n+1.
Mais là encore, il n’y a rien d’évident. Il arrive d’être sollicité par d’autres sur des ‘petites tâches de 5 minutes’ qui mobilisent finalement deux heures. Au moment de l’envoi, la tentation est grande de mettre son n+1 en cc, pour info, avec le message subliminal suivant : « Je n’ai pas enfilé des perles tout l’après-midi mais j’ai planché sur ça, sur ordre d’untel ». Or, voilà un écueil dans lequel on tombe facilement dans la gestion du cc : l’email qui signifie « Regarde, je bosse ! », ce qui est un brin immature et remplit inutilement la boite de réception de son supérieur hiérarchique.
Plus grave encore que le spammage intempestif –déjà ô combien problématique-, il est une règle suprême à laquelle il ne faut déroger sous aucun prétexte : on ne bypasse pas. Bypasser, anglicisme de bypass, traduction : contourner. Bypasser quelqu'un, c'est s'adresser à quelqu'un de plus haut dans la hiérarchie que lui alors qu’il est directement concerné. Le bypassage peut être motivé par différentes raisons : se faire bien voir par quelqu'un de haut placé, gagner du temps en s'épargnant d'écrire à quelqu'un dont on sait qu'il ne répondra pas, éviter quelqu’un dont on sait qu’il s’appropriera notre travail, etc... Cela peut donc avoir un certain nombre d'avantages, pour autant la pratique est absolument proscrite.
Il faut lui préférer la pratique dite du "rebondi". Cas concret : en ce moment, j'essaie d'obtenir un fichier de mes interlocuteurs en Afrique et Asie. Nous avions anticipé un manque de réactivité et ma hiérarchie avait écrit à la leur, avec moi en cc, pour les informer que son équipe allait les leur. J'ai rebondi sur le mail de ma hiérarchie pour demander le fichier une première fois, avec ma hiérarchie en copie (« Regarde, je bosse ! »), mais pas la leur. Avec un coquet score de 2,5% de réponse, j'ai rebondi sur mon email et fait une première relance sans personne en cc. Puis ai rebondi sur mon rebondi avec le n+1 de mon interlocuteur en cc, en remettant ma hiérarchie dans la boucle comme je commençais à m'adresser à des gens plus haut placés que moi. Puis une relance avec les mêmes. Puis un nouveau rebondi avec les n+2, etc. etc. J'ai littéralement un tableau de suivi Excel dans lequel je note les dates de relances et les personnes en cc.
Dans tous les cas, j'ai assimilé le fait que j’évite de relancer mes interlocuteurs en m’adressant à des personnes plus hautes que moi. Je destine systématiquement mes emails à mes interlocuteurs, et après une ou deux relances, je mets la hiérarchie en cc « pour info ». Libre à elle de réagir ou non pour activer ses équipes.
Tout ça a l’air très codifié, et pourtant, la gestion du cc n’est pas
une science exacte, loin s'en faut. Chacun a son interprétation des règles et sa propre gestion
du cc. Après 2,5 ans de pratique, je me pose encore très souvent la question de
qui je devrais mettre en cc ou pas de mes emails. La gestion du cc est un vrai reflet de la personnalité : de celui
qui « met la terre entière en copie » à celui qui casse les boucles
mails en répondant en one-to-one, en passant par celui qui ordonne les
personnes en cc du moins important au plus important (oui, ça existe), la
pratique est loin d’être universelle. Car entendons-nous bien, la gestion du
cc, c’est un exercice délicat de contorsionniste schizophrène : il s’agit d’éviter
tout drame diplomatique sans pour autant renoncer à un minimum d’efficacité, il
faut mettre en avant son travail sans donner l’impression de se mettre en avant soi-même, et surtout, surtout, il convient de respecter la sacro-sainte
hiérarchie même quand on n’en a qu’une envie relative.Peut-être que si on communiquait par blog interposé cela simplifierait la vie de tout le monde. Tout le monde en est le destinataire, libre à chacun de lire. Au moins, si on m’accusait d’avoir « mis la terre entière en copie », ce serait justifié.
Bonne canicule à nous,
Caro
